Ketika mulai belajar di perguruan tinggi, mahasiswa tidak hanya merasakan pengalaman belajar yang berbeda bila dibandingkan dengan sekolah menengah, tetapi juga transaksi belajar-mengajar yang sangat berbeda. Ketika menjalani perkuliahan di perguruan tinggi, mahasiswa diharapkan dapat belajar mengelola relasinya dengan dosen dalam konteks hubungan profesional, sehingga ketika memasuki dunia kerja/profesional, mahasiswa sudah terbiasa membawa dirinya dengan baik.
Oleh karena itu, saya mengharapkan mahasiswa untuk berlatih agar luwes berkomunikasi melalui email. Panduan singkat ini dibuat dengan tujuan membantu mahasiswa untuk menuliskan emailnya dalam konteks komunikasi profesional dengan dosen.
Jangan berharap balasan instan. Mohon tunggu minimal 2️⃣ hari kerja sebelum mengirim email kembali untuk menindaklanjuti email yang belum dibalas. Mahasiswa sering lupa bahwa 1) dosen menerima puluhan hingga ratusan email dan pesan instan per hari, 2) profesi dosen adalah pekerjaan profesional (37,5 jam/minggu), dan 3) dosen memiliki kehidupan pribadi selain pekerjaannya.
Email yang jelas, ringkas, dan memudahkan saya untuk merespons akan jauh lebih efektif daripada email panjang dan berantakan, yang butuh waktu dan usaha lebih untuk dipahami maksudnya**.**
Sopan tetapi tidak perlu berlebihan. Hindari kalimat yang terlalu panjang dan bertele-tele. Prinsip utama dalam berkomunikasi, terlepas apapun konteksnya, adalah saling menghargai (respectful) dan penyampaian pesan yang efisien.
Periksa kembali ejaan, tata bahasa, dan kejelasan pesan sebelum kirim. Email yang sembrono dan berantakan mencerminkan belum siapnya Anda untuk berkomunikasi secara profesional.
Ketika perlu melampirkan berkas bersama dengan email, beri nama file yang jelas (misal: "DrafBab2_NamaAnda_Skripsi.docx"), bukan "document1.docx".
Struktur email umumnya terdiri atas 4️⃣ bagian, yaitu subyek/judul, salam pembuka, isi, dan salam penutup.
Subyek email umumnya terdiri atas satu baris, yang berisi informasi yang spesifik mengenai isi email.
Menuliskan judul email dengan spesifik, jelas, dan informatif. Contoh: